מהמתנה הבודדת ועד 500 מארזים לעובדים: כך בוחרים את המשלוח הנכון למתנות ומארזי שי

יש דברים שאפשר להזמין היום ולקבל בעוד שלושה ימים בלי שאף אחד יתרגש.

מתנה היא לא תמיד אחד מהם.

כשמישהו חוגג יום הולדת היום, המילה "היום" היא חלק מהמוצר.

כשעובדת יושבת במשרד עד 17:00 והמארז אמור להפתיע אותה, שעת המסירה היא חלק מהחוויה.

וכשחברה מזמינה 200 מארזי שי לראש השנה, כבר לא מדובר רק במתנות. מדובר בפרויקט לוגיסטי עם 200 אנשים שמחכים בקצה השני.

לכן אחת השאלות החשובות בעולם המתנות אינה רק מה שולחים?

צריך לשאול גם:

איך שולחים, כמה שולחים, לאן שולחים ומתי זה חייב להגיע?

משלוח מארז מתוק אחד בתוך העיר, משלוח אקספרס בין שתי ערים והפצת מאות מארזים לעובדים הם שלושה דברים שונים.

המתנה יכולה להיראות דומה.

הלוגיסטיקה שמאחוריה שונה לחלוטין.

קודם בוחרים את המתנה. אחר כך צריך לבחור את המשלוח

בעולם המתנות קל מאוד להשקיע את כל תשומת הלב במוצר.

איזה שוקולד יהיה בפנים?

איזה מארז נראה חגיגי יותר?

מה מתאים ליום הולדת?

מה נותנים לעובדים בראש השנה?

מה יהיה כתוב בברכה?

אלה שאלות חשובות.

אבל מהרגע שהמארז מוכן, מתחיל חלק אחר לגמרי בתהליך.

עכשיו צריך לקחת מוצר שנארז יפה ולהביא אותו לאדם מסוים, בכתובת מסוימת ובזמן מסוים, בלי שהאריזה תיפגע ובלי שההפתעה תהפוך להודעה של "זה יגיע מחר".

כאן המתנה הופכת למשימת משלוח.

יום הולדת היום? "מחר" כבר לא פותר את הבעיה

יום הולדת הוא הדוגמה הקלאסית למשלוח שבו התאריך אינו המלצה.

היום הוא יום ההולדת.

לא מחר ולא בסוף השבוע.

לפעמים נזכרים בבוקר.

לפעמים הזמנה אחרת התבטלה.

לפעמים אדם שנמצא רחוק מאיתנו צריך לקבל משהו עוד לפני סוף יום העבודה.

במצבים כאלה, האפשרות של משלוח יום הולדת מהיום להיום יכולה להיות ההבדל בין מתנה שמגיעה כחלק מהאירוע לבין מתנה שמגיעה אחרי שהוא כבר נגמר.

הלקוח לא באמת קונה רק שוקולד, פרחים או סלסלה.

הוא קונה את הרגע שבו האדם השני מקבל אותם.

ולכן הזמן הוא חלק מהמתנה.

לא כל "דחוף" הוא אותו דחוף

גם בתוך עולם המשלוחים המהירים יש הבדל בין צרכים.

יש לקוח שרוצה שהמתנה תגיע במהלך היום.

יש מי שצריך איסוף מהיר ככל האפשר.

יש משלוח שצריך לעבור בין ערים.

ויש מצב שבו המארז כבר מוכן, השעה מתקדמת וכל מה שחסר הוא פתרון מהיר מנקודת האיסוף ישירות ליעד.

במצבים שבהם הזמן הוא המרכיב המרכזי, אפשר לבדוק גם שירות של משלוח אקספרס ולהתאים את רמת הדחיפות למסלול ולמרחק.

המטרה אינה לבחור תמיד בשירות המהיר ביותר.

המטרה היא לא לשלם על דחיפות כשאין בה צורך – ולא לבחור שירות איטי כשהמתנה תלויה בשעון.

משלוח מהיום להיום הוא לא רק עניין של מהירות

כשאומרים "מהיום להיום", קל לדמיין שליח שפשוט נוסע מהר.

בפועל, מהירות מתחילה הרבה לפני הנסיעה.

צריך לדעת מתי המארז מוכן.

איפה הוא נמצא.

לאן הוא נוסע.

עד איזו שעה אפשר למסור אותו.

האם המקבל בבית או במשרד.

האם צריך לתאם לפני ההגעה.

האם מדובר בבניין משרדים עם קבלה.

האם קיימת חניה או גישה נוחה.

והאם המארז דורש התייחסות מיוחדת.

שירותי משלוחים מהיום להיום מתאימים במיוחד למצבים שבהם אי אפשר להכניס את המתנה למסלול חלוקה של מחר ולחכות.

במילים אחרות: משלוח מהיר טוב מתחיל במידע מדויק.

במשלוח מתנה, האריזה היא חלק מהמוצר

אם הזמנו בורג והוא הגיע בתוך קרטון קצת מקומט, כנראה שלא קרה דבר.

במתנה זה שונה.

סרט מעוך.

קופסה שנלחצה.

סלסלה שהתהפכה.

בקבוק שלא נשאר במקומו.

שוקולד שישב זמן רב במקום חם.

כל אלה משפיעים על הרגע שבו פותחים את המתנה.

לכן כדאי למסור מראש מידע על סוג המארז.

האם הוא צריך להישאר זקוף?

האם יש בו זכוכית?

האם הוא רגיש לחום?

האם מדובר בסלסלה פתוחה?

האם אפשר לערום מספר מארזים?

האם נדרש רכב ולא קטנוע?

לא כל מארז צריך טיפול מיוחד, אבל חברת המשלוחים צריכה לדעת מה היא אוספת.

קטנוע, רכב או מסחרית? המתנה קובעת

גם בחירת כלי הרכב משתנה לפי סוג העבודה.

מארז קטן וסגור יכול להתאים למשלוח קטן ומהיר.

כמה סלסלות גדולות כבר דורשות יותר מקום.

עשרות מארזים יכולים לדרוש רכב מסחרי.

ובהפצה גדולה, צריך לחשוב לא רק על נפח של מארז אחד אלא על הנפח המצטבר של כל ההזמנה.

זו נקודה שעסקים לפעמים מגלים רק ביום האיסוף.

על הנייר מדובר ב־40 מתנות.

במציאות מדובר ב־40 קופסאות שתופסות נפח משמעותי מאוד.

לכן לפני שמזמינים הפצה כדאי למסור כמות, מידות משוערות, משקל ואופי האריזה.

ואז מגיעים החגים – וכללי המשחק משתנים

ראש השנה ופסח הם עולם אחר.

במקום לקוח אחד שרוצה להפתיע אדם אחד, נכנסות לתמונה חברות שרוצות לשמח עשרות או מאות אנשים כמעט באותו הזמן.

ועד עובדים מזמין מארזים.

מחלקת משאבי אנוש מכינה רשימת עובדים.

עסק רוצה לשלוח מתנות ללקוחות.

חברה רוצה לפזר מארזים בין סניפים.

פתאום יש 50, 100, 300 או 500 יעדים.

בשלב הזה כבר לא מחפשים "שליח למתנה".

מחפשים מערך הפצה.

הפצת מארזי שי לעובדים מתחילה באקסל, לא בכביש

לפני שהרכב הראשון יוצא, צריך לדעת למי נוסעים.

שם מלא.

כתובת מלאה.

עיר.

טלפון.

מקום עבודה או בית.

קומה, כניסה או הערה מיוחדת אם יש.

בהפצה של חמישה מארזים אפשר לפתור טעויות תוך כדי.

בהפצה של מאות מארזים, נתונים לא מדויקים הופכים מהר מאוד לשעות עבודה, שיחות טלפון ומסירות שלא הושלמו.

כתובת חסרה אחת היא בעיה קטנה.

עשרים כתובות חסרות הן כבר בעיה תפעולית.

לכן הפצה טובה מתחילה בניקוי רשימת הנמענים.

ועד עובדים צריך לחשוב על המסירה עוד בזמן בחירת המארז

זו טעות נפוצה להפריד לחלוטין בין רכישת המתנות לבין ההפצה.

בוחרים 300 מארזים.

מאשרים מחיר.

מדפיסים ברכות.

אורזים הכול.

ורק כשהמשטחים מוכנים שואלים:

"איך אנחנו מביאים את כל זה לעובדים?"

עדיף להפוך את הסדר.

עוד בזמן ההזמנה כדאי לדעת האם המתנות מחולקות במקום עבודה אחד, במספר סניפים או במאות כתובות פרטיות.

האם ההפצה אזורית או ארצית.

האם הכול חייב להגיע ביום אחד.

והאם יש מספיק זמן לפני החג לטפל במסירות שלא הצליחו בניסיון הראשון.

200 מארזים אינם 200 משלוחים נפרדים

כאן נכנס היתרון של תכנון הפצה.

אם יש עשרות כתובות באותו אזור, אפשר לבנות מסלולים.

אם חלק מהעובדים נמצאים באותו משרד, אפשר לרכז מסירות.

אם יש מספר אזורים בארץ, אפשר לחלק את העבודה גיאוגרפית.

וכשמדובר בפרויקט גדול, שירות ייעודי של הפצת מארזי שי לעסקים יכול לתת מענה שונה לחלוטין ממשלוח בודד של מתנת יום הולדת.

המטרה היא לא רק להוציא את כל המארזים מהמחסן.

המטרה היא לסיים את ההפצה בצורה מסודרת ולדעת מה קרה בכל יעד.

ומה עושים כשהעובד לא בבית?

זו אחת השאלות החשובות ביותר בהפצות גדולות.

אם שולחים 200 מתנות לבתים, כמעט בטוח שלא כל 200 האנשים יהיו זמינים בדיוק בזמן ההגעה.

אחד בפגישה.

אחת בחופשה.

אחר עבר כתובת.

מישהו לא עונה.

ומישהו ביקש ברגע האחרון לקבל את המארז במשרד.

לכן צריך לקבוע מראש מדיניות לחריגים.

האם מתקשרים לפני המסירה?

האם אפשר להשאיר אצל בן משפחה?

האם ניתן למסור לשומר או לקבלה?

מה קורה אם אין מענה?

מי מרכז כתובות מתוקנות?

ככל שההפצה גדולה יותר, ניהול החריגים חשוב כמעט כמו המסירות שהצליחו בפעם הראשונה.

בראש השנה לא כדאי להגיע לערב החג עם 30 מארזים במחסן

כל הפצה גדולה צריכה להשאיר מרווח לתיקונים.

אם מתחילים מאוחר מדי, כל מסירה שלא הצליחה הופכת לבעיה.

העובד כבר יצא לחופשה.

המשרד נסגר מוקדם.

ערב החג מתקרב.

אין מספיק זמן לניסיון נוסף.

לכן בהפצת מארזים לראש השנה או לפסח עדיף לסיים את עיקר החלוקה לפני הרגע האחרון.

החג ידוע מראש.

כדאי שגם הלוגיסטיקה תדע זאת מראש.

איך בוחרים שירות משלוחים שמתאים למתנות?

לא לפי שם בלבד.

צריך להתאים את השירות למשימה.

למשלוח מתנה בודדת ודחופה חשוב לבדוק זמינות, זמן איסוף ויכולת לבצע מסירה באותו היום.

למשלוח אקספרס בין אזורים חשוב להבין את המרחק ואת חלון הזמן.

לכמה מארזים חשוב להתאים כלי רכב.

ולהפצה לעשרות או מאות נמענים צריך יכולת לנהל רשימות, מסלולים ומסירות מרובות.

חברה שמצטיינת במשלוח אחד לא בהכרח בנויה להפצה של 300 מארזים.

ולהפך: פרויקט הפצה גדול אינו בהכרח הפתרון הנכון למתנת יום הולדת אחת שצריכה לצאת עכשיו.

המשלוח הנכון הוא זה שמתאים לסיטואציה.

ומה החנות צריכה לדעת לפני שהיא מוסרת את המארז לשליח?

מעט מאוד מידע – אבל הוא צריך להיות מדויק.

מי הנמען?

מה הטלפון שלו?

מה הכתובת המלאה?

מה חלון המסירה?

האם זו הפתעה?

האם המארז שביר או רגיש?

האם יש הוראות מיוחדות?

ומי איש הקשר אם משהו משתבש?

ככל שהמידע הזה מסודר יותר, כך יש פחות מקום לאלתורים בדרך.

חנות מתנות טובה לא צריכה להפוך לחברת שליחויות

חנות מתנות צריכה להיות מצוינת במה שהלקוח בא לקנות ממנה.

לבחור מוצרים.

לבנות מארזים.

ליצור שילובים.

לארוז.

להוסיף ברכה.

לתת ללקוח תחושה שהוא מצא את המתנה הנכונה.

אם בכל פעם שנכנסת הזמנה דחופה אחד העובדים צריך לעזוב הכול ולנסוע למסירה, העסק מתחיל לנהל שני עסקים במקביל: חנות ולוגיסטיקה.

חיבור נכון לשירותי משלוחים מאפשר להפריד בין העולמות.

החנות מכינה את הרגע.

השליח מביא אותו לדלת.

בסוף, משלוח טוב הוא זה שהמקבל בכלל לא חושב עליו

אדם שמקבל מארז ליום ההולדת לא אמור לחשוב על המסלול שהשליח עשה.

עובדת שמקבלת מתנה לראש השנה לא צריכה לדעת באיזה רכב היא הגיעה.

לקוח שקיבל סלסלה לא צריך לדעת כמה שיחות טלפון נדרשו כדי לתאם את המסירה.

הוא צריך לראות את השם שלו.

לפתוח את האריזה.

לקרוא את הברכה.

ולחייך.

כל הלוגיסטיקה נמצאת מאחורי הרגע הזה.

וזה אולי המדד הטוב ביותר למשלוח מתנה מוצלח:

כל העבודה הגדולה מתרחשת מאחורי הקלעים, כדי שבצד השני יישאר רק הרגע הקטן של קבלת המתנה.